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[轉載]錯用簡報軟體 反而減分

[轉載於自由時報]

文／韓明文

在全球成千上萬的應用軟體中，PowerPoint使用率排名第4。據估 計，全球約有3億使用者，每天產出3千萬份簡報檔。耶魯大學統計學教授Edward Tufte曾言︰「簡報軟體只能對表達能力前10%及後10%的人有所幫助，但是對其它80%的使用者卻可能造成傷害。」而我們，正是大多數的使用者！

2種情境 投影片主導&簡報者主導

簡報場合中經常可以看到以下2種基本溝通模式，投影片主導模式（Slide dominates）與簡報者主導模式（Presenter dominates），多數場合以前者為主。

其實，「簡報者主導模式」才是正確溝通模式。有90%的時間，簡報者與觀眾的目光、注意力是產生交集的，其餘10%的時間，則是利用投影片進行短暫輔助溝通後，讓焦點再次回到簡報者。

切記，簡報軟體所提供的功能，並非取代簡報者，而是一種視覺輔助工具。我們看待它，應如同看待黑板、白板、幻燈片等所提供的功能。

錯誤用法 片斷思考、提詞稿、演說稿

大多數使用者採錯誤方式製作投影片，其中3種最普遍的思維是︰片斷思考、提詞稿、演說稿。

許 多簡報者在準備簡報內容時，習慣將心中的片斷思考記錄在投影片中，形成一種「呢喃式簡報」，這種內心語言，簡報者能理解，但是對觀眾而言是無意義的。如果 從提詞稿的角度製作簡報內容，最大的錯誤在於犯了「公器私用」之過，把整個大螢幕占為己有，提詞稿（Cue Card）應該是簡報者拿在手上的小卡片，不應出現在投影片中。

演說稿則是簡報者為了上台所準備的功課，許多使用者習慣一字不漏地把每句話全部記錄在簡報內容中。此時，簡報者將成為讀稿機，簡報內容將反客為主。

正確用法 脈絡、重點、證據

簡報內容如果能從脈絡、重點、證據三個方向出發，投影片就能創造出對簡報者及觀眾有利的雙贏局面。

脈絡是簡報者闡述事情的架構。60%的人口在學習、理解一樣事物時，如果能在他們的腦海中先建立起脈絡，將能提升溝通效益。脈絡是經過組織後的精簡架構，由少量的關鍵字所組合，能讓觀眾預先建立認知想法，同時又不讓簡報者的焦點轉移。

重點則是簡報過程中的核心想法，經常以一句話的形式呈現，能讓簡報者傳遞出重要觀點，也讓觀眾接收到關鍵訊息。至於證據，則是由圖解、圖表、表格、圖片等所組成的視覺化內容，它能增加簡報者的說服力，也有助於觀眾了解重點背後的立論基礎。

最高境界 聽簡報＝看好片、看好書

所有上台的簡報者都應該努力追求一個目標︰想盡辦法創造出讓觀眾極度專心的溝通情境。

當塑造出這種情境時，觀眾會有幾項特徵︰他們的時間感會變慢，對於所身處的環境感會消失、會忽略對於自己的感受。此時，聆聽一場精彩的簡報活動，已經和欣賞一部好電影，閱讀一本好書的體驗是相同的，他們不覺得置身事外，反而感受自己融入其中。（作者為企管講師）

膽大心細，先要察「顏」觀「色」

Sciscape新聞報導 [Feb 13, 2009]

生物：膽大心細，先要察「顏」觀「色」

編輯 thinhug 報導

不同顏色對認知表現影響面向不同：紅色似乎讓人的行為變得更加謹慎小心，而藍色會在解決日常生活問題時激發更多創造力。

紅色標誌代表了警戒和潛在危機，藍色海洋展現開闊與包容；紅色表徵了浪漫與熱情，而藍色讓人保持冷靜卻隱含憂鬱。雖然在日常生活中我們並沒有意識到顏色和這些意義的高度聯結，但是餐桌鋪上紅色餐巾確實促進了我們的食慾、仰望藍色天空也會讓人思緒突然自由翱翔。

發表在最近一期的Science 雜誌，加拿大英屬哥倫比亞大學（University of British Columbia）的 科學家進行一連串的心理學實驗來探討兩種對比色 -- 紅色和藍色，究竟如何影響人類認知表現。實驗找來兩百零八位大學生，先要求他們在兩分鐘內記住呈現在電腦螢幕上的三十六個詞彙，過了二十分鐘再請他們回 憶；結果發現當電腦螢幕呈現紅色時，這些詞彙被回憶出來的數目和正確率顯著高於藍色螢幕。這些大學生接著試著對一個物品（例如：磚頭）在有限時間內盡可能 想出各種用途時，比起紅色螢幕，藍色能幫助大學生激發出更多有創意的點子。此外，當請這些大學生進行文字校對工作，紅色的背景顏色也有助於他們挑出錯誤的 速度，以及提高校對的正確性。

為了觀察不同顏色對於日常生活選擇的影響力，實驗者另外找來六十九位大學生，先在電腦螢幕上對日常用品（例如：牙膏）的某段廣告敘述評定 他們對這項產品的喜好程度，當產品的廣告敘述傾向使用「避免」（avoidance）的手法（例如：降低蛀牙風險），紅色的螢幕背景會增加人們對這項產品 的喜好；反之，當產品的廣告敘述傾向使用「鼓勵」（approach）的手法（例如：增進牙齒潔白），藍色的螢幕背景則有助於提高對這項產品的好感。有趣 的是，這些人接著被詢問對於某項高價產品（例如：相機）的購買傾向，當產品訴求商品的多元功能（比如：背著去旅行），平面廣告的背景設定為藍色會增進人們 的購買興致；而當產品訴求商品的特殊裝備（比如：廣角鏡頭）時，背景設定為紅色則大大提高了人們的購買慾望。

心理學家認為顏色對我們的影響其實來自於經驗和學習。由於紅色經常被用來代表危險和錯誤，所以人們會特別提高警覺來避免犯錯；而普遍代表開放與和平的藍色，則會讓人們有積極進取的冒險傾向，也因此帶來更多創意。

這項研究結果除了提供講求細心謹慎的會計師事務所、以及廣告公司創意部門決定室內裝潢顏色基調的科學參考，也帶來更多的可能性讓教師們思考 如何利用顏色的特性來設計學習教材、飲料公司如何包裝產品來刺激買氣，或者，在情人節即將到來的前夕，想想該選擇哪一種顏色來包裝禮物。

原始論文
Mehta, R., Zhu, R.J. (2009) Blue or Red? Exploring the Effect of Color on Cognitive Task Performances. Science.

參考來源：

• ScienceNow: Color Me Creative

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