2009年6月11日 星期四

[轉載]錯用簡報軟體 反而減分

[轉載於自由時報]

文/韓明文

在全球成千上萬的應用軟體中,PowerPoint使用率排名第4。據估 計,全球約有3億使用者,每天產出3千萬份簡報檔。耶魯大學統計學教授Edward Tufte曾言︰「簡報軟體只能對表達能力前10%及後10%的人有所幫助,但是對其它80%的使用者卻可能造成傷害。」而我們,正是大多數的使用者!

2種情境 投影片主導&簡報者主導

簡報場合中經常可以看到以下2種基本溝通模式,投影片主導模式(Slide dominates)與簡報者主導模式(Presenter dominates),多數場合以前者為主。

其實,「簡報者主導模式」才是正確溝通模式。有90%的時間,簡報者與觀眾的目光、注意力是產生交集的,其餘10%的時間,則是利用投影片進行短暫輔助溝通後,讓焦點再次回到簡報者。

切記,簡報軟體所提供的功能,並非取代簡報者,而是一種視覺輔助工具。我們看待它,應如同看待黑板、白板、幻燈片等所提供的功能。

錯誤用法 片斷思考、提詞稿、演說稿

大多數使用者採錯誤方式製作投影片,其中3種最普遍的思維是︰片斷思考、提詞稿、演說稿。

許 多簡報者在準備簡報內容時,習慣將心中的片斷思考記錄在投影片中,形成一種「呢喃式簡報」,這種內心語言,簡報者能理解,但是對觀眾而言是無意義的。如果 從提詞稿的角度製作簡報內容,最大的錯誤在於犯了「公器私用」之過,把整個大螢幕占為己有,提詞稿(Cue Card)應該是簡報者拿在手上的小卡片,不應出現在投影片中。

演說稿則是簡報者為了上台所準備的功課,許多使用者習慣一字不漏地把每句話全部記錄在簡報內容中。此時,簡報者將成為讀稿機,簡報內容將反客為主。

正確用法 脈絡、重點、證據

簡報內容如果能從脈絡、重點、證據三個方向出發,投影片就能創造出對簡報者及觀眾有利的雙贏局面。

脈絡是簡報者闡述事情的架構。60%的人口在學習、理解一樣事物時,如果能在他們的腦海中先建立起脈絡,將能提升溝通效益。脈絡是經過組織後的精簡架構,由少量的關鍵字所組合,能讓觀眾預先建立認知想法,同時又不讓簡報者的焦點轉移。

重點則是簡報過程中的核心想法,經常以一句話的形式呈現,能讓簡報者傳遞出重要觀點,也讓觀眾接收到關鍵訊息。至於證據,則是由圖解、圖表、表格、圖片等所組成的視覺化內容,它能增加簡報者的說服力,也有助於觀眾了解重點背後的立論基礎。

最高境界 聽簡報=看好片、看好書

所有上台的簡報者都應該努力追求一個目標︰想盡辦法創造出讓觀眾極度專心的溝通情境。

當塑造出這種情境時,觀眾會有幾項特徵︰他們的時間感會變慢,對於所身處的環境感會消失、會忽略對於自己的感受。此時,聆聽一場精彩的簡報活動,已經和欣賞一部好電影,閱讀一本好書的體驗是相同的,他們不覺得置身事外,反而感受自己融入其中。(作者為企管講師)

2009年6月6日 星期六

往後若再開這門課

由於這門課隔年才開一次, 因此下次若再開這門課時, 我打算進行以下的改變
  1. 把原來1學分的課改為2學分, 否則很多內容其實無法真的講到. 如果配合更多的實作或演講, 說不定會改成3學分
  2. 若學校同意我將學分改為2(或3)學分, 那麼我打算加入一些科學製圖與編輯工作者的演講與經驗分享
  3. 我會希望來修課的同學要先修"生物科學研究法"(或其它科學研究法相關課程), 因為邏輯是最重要的. 沒有完善的邏輯, 事實上是無法以圖相輔助思考的, 更不要說是實作了.
  4. 我也會打算在科學製圖之外另外開設生物素描的課程. 所謂的生物素描指的完全是對個體生物的結構與形態的觀察以及各種繪畫技巧的觀摩與練習. 科學製圖與表達技巧則著重於以圖示表達科學意念與邏輯, 以及運用現代媒體進行有意義的科學成果展示與溝通.

2009年6月1日 星期一

[海報作業評議]當版面的元素太多

這個海報在選色與安排文字與圖片方面下了很大的苦心, 但是這個海報的挑戰在於版面的元素太多了, 文字量不少, 小圖很多 (而且缺乏圖說), 圖有深色底也有白色底, 組圖不易. 使用了兩個顏色來標記文字, 但是就一個海報來說, 這樣的標記看起來像是"筆記本的重點", 在視覺上比較混亂. subtitle若使用一個暗沉的顏色, 那麼就不應該使用黑色的字. 這些小圖看起來為何會有排版零亂的感覺? 主要是因為這些小圖看起來是"找地方塞", 看起來缺乏規劃. 那麼如何讓版面看起來是有規畫的呢? 為這些小圖設立邊界, 設計有意義的組圖, 在增刪文字的時候考量配合文字的圖片位置都是可行的方法. 這張海報的圖片位置看起來感覺上是把文字先排進去, 看看那裏有地方, 才把圖縮小塞進去. 這是畫面凌亂沒有重點的原因.
這張海報所具備許多生理, 病理與臨床科學海報的"必備元素", 統計圖表, 與很多的染色或切片圖. 尤於染色與切片圖本身的色調不脫染劑或呈色方式的幾個固定模式, 因此在整張海報的配色上便要多多留意. 這張海報的構圖與排版都相當不錯, 如果要挑剔的話, 最下面的乳鼠照片刷得有一點太淡了, 一時看不出來那是什麼(燕餃?).

[海報作業評議]色塊形狀與文字的搭配

這張海報的底圖非常呼應主題, 不過色塊的形狀與文字的搭配還有改善的空間:
  1. subtitle的顏色太輕, 看起來是被壓在文字方塊下面, 原來是主角變成了不顯眼的角色
  2. 建議改用圓角的色塊避免製造尖銳突出的色塊破壞了背景的一體感
  3. 字體建議使用圓體, 而非細明體, 看起來比較像是未完成品